Ik ben vrijwilliger bij Stichting al Yatiem. Stichting Al Yatiem is een (kleine) goede doelen stichting. Het heeft als doel om zeer arme gezinnen in Marokko financieel te ondersteunen.
Ik wil de boekhouding van deze stichting in een boekhoudpakket (Mill7) gaan bijhouden. Ik ben al begonnen hiermee. Alleen stuit ik tegen een boekhoudkundig vraagstukje, waar ik niet uitkom.
Kunt u mij vertellen hoe ik onderstaande twee voorbeelden het beste kan boeken. En zijn de journaalposten wat ik voorstel juist?
Stichting al yatiem krijgt
- algemene donaties binnen (donaties zonder dat daar een doel/gezin voor is genoemd)
- specifieke donaties (maandelijks krijgt de stichting bedragen binnen die specifiek gedoneerd zijn voor een bepaald gezin.)
Ik wil steeds overzicht houden hoeveel algemene en specifieke donaties er binnen zijn. En hoeveel er daarvan uitgegeven is.
Hoe kan ik dit het beste boeken:
Voorbeeld 1: er komt 100 euro aan algemene donaties binnen per bank.
Boeking:
Bank 100,-
Aan ‘donaties algemeen’ 100,-
Later wordt er 50 euro besteedt (dus per bank uitgegeven) aan gezin a en 50 euro aan gezin b.
Hoe dit boeken? Ik wil namelijk zien dat er 100 euro minder is bij de grootboekrekening donaties algemeen en dat de twee gezinnen ieder 50 euro hebben gehad.
Boeking:
‘Donaties algemeen’ 100,-
aan bank 100,-
en dan via memoriaalboek:
gezin a 50,-
gezin b 50,-
aan ….? (tussenrekening ‘uitgegeven donaties???) 100,-
Voorbeeld 2: er komt specifiek 50 euro binnen voor gezin c per bank.
Moet hier op een tussenrekening geboekt worden? Of gewoon
Bank 50,-
Aan ‘gezin c’ 50,-
boeken inkomsten Stcihting
2Beste Hayat,
Welkom op adminstratieforum! Je hebt een leuk vraagstuk. Er zijn een aantal factoren waar je rekening mee moet houden. Ten eerste: wat zijn je verantwoordings-verplichtingen. Wat wil de donateur van de Stichting aan financiele verantwoording ontvangen. Dit staat meestal beschreven in regelementen die je bij beschikking hebt ontvangen. Ik neem aan dat je budgetten hebt opgemaakt daarvoor?
Daarnaast is een factor jouw boekhoudsoftware. Je gebruikt Mill7 schrijf je. Dat ken ik niet goed. Heeft dat mogelijkheden voor projectadministratie? Kostenplaatsen / kostendagers?
Het boeken van de inkomsten zal het probleem niet zijn, dat beschrijf je al goed. Het gaat vooral om identicificeren van de kosten, en verwerking daarvan. Het resultaat moet zijn dat je inzicht hebt in verschillende inkomstenstromen, en daarbij behorende kostenstromen.
Ik denk dat je het eenvoudig en overzichtelijk moet zien te houden. Ik ga er even van uit dat je geen projectadministratie hebt, en ook geen kostenplaats/kostendrager mogelijheid.
Voor de kosten zou ik een aparte rubriek nemen, stel de 7** rubriek. Maak hierin duidelijke rekeningen aan, die terug te leiden zijn naar budget, met het onderscheid dat je nodig hebt. Neem in de omschrijving de identificatie per gezin/case op. Wellicht extracomptabel (buiten de administratie) een register aanleggen met gezinnen/cases, met daarin een uniek nummer. Dat nummer neem je dan in de administratie in de omschrijving op, zo is alles terug te herleiden.
Ik hoop dat je er iets aan hebt, als je nog vragen hebt, post ze gerust.
Groeten, Tijn
Welkom op adminstratieforum! Je hebt een leuk vraagstuk. Er zijn een aantal factoren waar je rekening mee moet houden. Ten eerste: wat zijn je verantwoordings-verplichtingen. Wat wil de donateur van de Stichting aan financiele verantwoording ontvangen. Dit staat meestal beschreven in regelementen die je bij beschikking hebt ontvangen. Ik neem aan dat je budgetten hebt opgemaakt daarvoor?
Daarnaast is een factor jouw boekhoudsoftware. Je gebruikt Mill7 schrijf je. Dat ken ik niet goed. Heeft dat mogelijkheden voor projectadministratie? Kostenplaatsen / kostendagers?
Het boeken van de inkomsten zal het probleem niet zijn, dat beschrijf je al goed. Het gaat vooral om identicificeren van de kosten, en verwerking daarvan. Het resultaat moet zijn dat je inzicht hebt in verschillende inkomstenstromen, en daarbij behorende kostenstromen.
Ik denk dat je het eenvoudig en overzichtelijk moet zien te houden. Ik ga er even van uit dat je geen projectadministratie hebt, en ook geen kostenplaats/kostendrager mogelijheid.
Voor de kosten zou ik een aparte rubriek nemen, stel de 7** rubriek. Maak hierin duidelijke rekeningen aan, die terug te leiden zijn naar budget, met het onderscheid dat je nodig hebt. Neem in de omschrijving de identificatie per gezin/case op. Wellicht extracomptabel (buiten de administratie) een register aanleggen met gezinnen/cases, met daarin een uniek nummer. Dat nummer neem je dan in de administratie in de omschrijving op, zo is alles terug te herleiden.
Ik hoop dat je er iets aan hebt, als je nog vragen hebt, post ze gerust.
Groeten, Tijn
Admin Solutions Oplossingen voor administratie en management
3
Bedankt Tijn voor de snelle reactie.
Wij hebben in onze reglementen niets beschreven over verantwoordings-verplichtingen. Zo professioneel is de stichting nog niet bezig. Wel hebben we het beleid om een open-boekhouding te voeren. Dus mocht er iemand interesse hebben om te weten hoeveel geld er binnen komt aan donaties en waar het geld aan uit besteedt is dan mogen ze dat bij ons inzien. Alleen ben ik blij dat sinds de oprichting (twee jaar geleden) niemand onze boekhouding wil inzien. Dit omdat het nog niet goed bijgehouden is. Daarmee bedoel ik dat je niet in één oogopslag kunt zien hoeveel er binnen is gekomen, en waar het aan besteedt is. Vandaar dat ik nu de taak heb gekregen om de boekhouding op te zetten.
Voor het jaar 2007 is nog niet met budgetten gewerkt. Dus heb eigenlijk voor elk gezin een aparte grootboekrekening geopend, ook voor waterputten en medische zorg zijn grootboekrekeningen geopend.
Voor 2008 moet er volgens het reglement wel met budgetten gewerkt gaan worden. Dus de totale algemene donaties wat er binnen komt, wordt verdeeld onder de verschillende budgetten. We hebben gezinnen, waterputten, calamiteiten en medische zorg als een aparte budget in onze administratie. Dus niet per gezin een budget, maar per hoofdbudget ‘gezinnen’. Dat hoofdbudget 'gezinnen' moet gewoon verdeeld worden onder de verschillende gezinnen.
U stelt voor om voor de kosten een aparte rubriek te nemen. Ik neem aan dat u met kosten bedoelt het geld wat wij geven aan de gezinnen. Voor boekjaar 2007 heb ik voor elk gezin een grootboekrekening geopend en daarzowel de specifieke donaties opgeboekt als het geld wat wij uitbesteden aan deze gezinnen. Wat is het voordeel van de manier die u voorstelt op deze manier? Heb ik op deze manier niet alles bij mekaar in één grootboekrekening. Of zijn hier nadelen van die ik met mijn geringe kennis van boekhouding over het hoofd zie.
En is de methode die u voorstelt ook handig wanneer wij niet met budgetten PER gezin werken, maar met één budget voor ALLE gezinnen.
De methode die u voorstelt dat houdt in (als ik het goed begrijp) dat bij het uitgeven van een bedrag, het direct op de kostenrekening komt aan bank, toch?
Mill7 is een freeware programma. Het bevat voorzover ik weet geen mogelijkheden voor projectadministratie. Wel zie ik iets van ‘kostensoort’ staan bij onderhoud grootboekrekening. Ik weet niet of dat hetzelfde is als kostenplaatsen/kostendragers.
vriendelijke groet,
Hayat
Wij hebben in onze reglementen niets beschreven over verantwoordings-verplichtingen. Zo professioneel is de stichting nog niet bezig. Wel hebben we het beleid om een open-boekhouding te voeren. Dus mocht er iemand interesse hebben om te weten hoeveel geld er binnen komt aan donaties en waar het geld aan uit besteedt is dan mogen ze dat bij ons inzien. Alleen ben ik blij dat sinds de oprichting (twee jaar geleden) niemand onze boekhouding wil inzien. Dit omdat het nog niet goed bijgehouden is. Daarmee bedoel ik dat je niet in één oogopslag kunt zien hoeveel er binnen is gekomen, en waar het aan besteedt is. Vandaar dat ik nu de taak heb gekregen om de boekhouding op te zetten.
Voor het jaar 2007 is nog niet met budgetten gewerkt. Dus heb eigenlijk voor elk gezin een aparte grootboekrekening geopend, ook voor waterputten en medische zorg zijn grootboekrekeningen geopend.
Voor 2008 moet er volgens het reglement wel met budgetten gewerkt gaan worden. Dus de totale algemene donaties wat er binnen komt, wordt verdeeld onder de verschillende budgetten. We hebben gezinnen, waterputten, calamiteiten en medische zorg als een aparte budget in onze administratie. Dus niet per gezin een budget, maar per hoofdbudget ‘gezinnen’. Dat hoofdbudget 'gezinnen' moet gewoon verdeeld worden onder de verschillende gezinnen.
U stelt voor om voor de kosten een aparte rubriek te nemen. Ik neem aan dat u met kosten bedoelt het geld wat wij geven aan de gezinnen. Voor boekjaar 2007 heb ik voor elk gezin een grootboekrekening geopend en daarzowel de specifieke donaties opgeboekt als het geld wat wij uitbesteden aan deze gezinnen. Wat is het voordeel van de manier die u voorstelt op deze manier? Heb ik op deze manier niet alles bij mekaar in één grootboekrekening. Of zijn hier nadelen van die ik met mijn geringe kennis van boekhouding over het hoofd zie.
En is de methode die u voorstelt ook handig wanneer wij niet met budgetten PER gezin werken, maar met één budget voor ALLE gezinnen.
De methode die u voorstelt dat houdt in (als ik het goed begrijp) dat bij het uitgeven van een bedrag, het direct op de kostenrekening komt aan bank, toch?
Mill7 is een freeware programma. Het bevat voorzover ik weet geen mogelijkheden voor projectadministratie. Wel zie ik iets van ‘kostensoort’ staan bij onderhoud grootboekrekening. Ik weet niet of dat hetzelfde is als kostenplaatsen/kostendragers.
vriendelijke groet,
Hayat
stichting administratie
4Ha Hayat,
Graag gedaan Hayat
Okay, ik denk dat ik nu een beter beeld heb van jouw situatie.
Ik zou de 'activiteitskosten' kus kosten gezinnen e.d. in een aparte rubriek boeken (bijvoorbeeld de 7*** rubriek). Maak hiervoor grootboekrekeningen aan, met de indeling die voor jou het juiste inzicht verschaft, en die te koppelen is aan het budget. Maak het niet te gek, met te veel rekeningen verlies je het inzicht, en heb je meer kans op mis-interpretaties.
Voor de organisatiekosten zou ik de gebruikelijke 4*** rubriek gebruiken.
Op deze menier heb je denk ik een basis om het inzicht te krijgen dat je nodig hebt. Als jenog specifieke kwesties hebt, leg ze gerust voor.
Groet, Martijn
Graag gedaan Hayat
Okay, ik denk dat ik nu een beter beeld heb van jouw situatie.
Ik zou de 'activiteitskosten' kus kosten gezinnen e.d. in een aparte rubriek boeken (bijvoorbeeld de 7*** rubriek). Maak hiervoor grootboekrekeningen aan, met de indeling die voor jou het juiste inzicht verschaft, en die te koppelen is aan het budget. Maak het niet te gek, met te veel rekeningen verlies je het inzicht, en heb je meer kans op mis-interpretaties.
Voor de organisatiekosten zou ik de gebruikelijke 4*** rubriek gebruiken.
Op deze menier heb je denk ik een basis om het inzicht te krijgen dat je nodig hebt. Als jenog specifieke kwesties hebt, leg ze gerust voor.
Groet, Martijn
Admin Solutions Oplossingen voor administratie en management
5
Hallo Martijn,
Ik heb nog wat verduidelijking nodig. Ik heb 4 vraagjes, zou je die s.v.p. willen beantwoorden. Alvast mijn dank hiervoor.
Vraag 1. Je zegt ‘en die te koppelen aan het budget’. Dit koppelen dit gebeurt toch niet in het boekhoudprogramma? Dat ik in het programma ergens moet aangeven dat deze rekeningen bij dat budget horen? Nee toch, het is toch gewoon voor je zelf (voor het overzicht op papier) dat je weet die rekeningen horen bij dat budget.
Vraag 2. Je stelt voor om de activiteitenkosten (kosten die gemaakt worden t.b.h. de gezinnen) dat die geboekt worden in rubriek 7***. Kan ik daar ook een andere rubriek voor nemen bijvoorbeeld de 4***. Omdat ik de rekeningen al heb aangemaakt in die rubriek.
Vraag 3. En kan ik de rekeningen voor de budgetten in dezelfde rubriek (4***) aanmaken. Zijn dit ook gewoon v&w rekeningen?
Vraag 4: zou je mee willen kijken of de volgende boekingen juist zijn. vooral de laatste boeking, daar heb ik geen idee van tegen welke rekeningen ik het moet boeken.
Er komt in de maand juni 1000 euro aan donaties binnen. Ik boek die op algemene donaties in eerste instantie.
- bank 1.000
- aan donaties algemeen 1.000
daarna ga ik de binnengekomen gelden aan het einde van de maand verdelen naar de budgetten. Ik boek dan:
- donaties algemeen 1.000
- aan budget gezinnen 500
- aan budget medische zorg 500
wanneer er 200 euro wordt over gemaakt aan de gezinnen, dan boek ik:
- budget gezinnen 200
- aan bank 200
via het memoriaal, nog boeken:
- gezin A 100
- gezin B 100
- aan WAARTEGEN BOEKEN????
Ik heb nog wat verduidelijking nodig. Ik heb 4 vraagjes, zou je die s.v.p. willen beantwoorden. Alvast mijn dank hiervoor.
Vraag 1. Je zegt ‘en die te koppelen aan het budget’. Dit koppelen dit gebeurt toch niet in het boekhoudprogramma? Dat ik in het programma ergens moet aangeven dat deze rekeningen bij dat budget horen? Nee toch, het is toch gewoon voor je zelf (voor het overzicht op papier) dat je weet die rekeningen horen bij dat budget.
Vraag 2. Je stelt voor om de activiteitenkosten (kosten die gemaakt worden t.b.h. de gezinnen) dat die geboekt worden in rubriek 7***. Kan ik daar ook een andere rubriek voor nemen bijvoorbeeld de 4***. Omdat ik de rekeningen al heb aangemaakt in die rubriek.
Vraag 3. En kan ik de rekeningen voor de budgetten in dezelfde rubriek (4***) aanmaken. Zijn dit ook gewoon v&w rekeningen?
Vraag 4: zou je mee willen kijken of de volgende boekingen juist zijn. vooral de laatste boeking, daar heb ik geen idee van tegen welke rekeningen ik het moet boeken.
Er komt in de maand juni 1000 euro aan donaties binnen. Ik boek die op algemene donaties in eerste instantie.
- bank 1.000
- aan donaties algemeen 1.000
daarna ga ik de binnengekomen gelden aan het einde van de maand verdelen naar de budgetten. Ik boek dan:
- donaties algemeen 1.000
- aan budget gezinnen 500
- aan budget medische zorg 500
wanneer er 200 euro wordt over gemaakt aan de gezinnen, dan boek ik:
- budget gezinnen 200
- aan bank 200
via het memoriaal, nog boeken:
- gezin A 100
- gezin B 100
- aan WAARTEGEN BOEKEN????
6
Beste Hayat,
Vraag 1. Nee dat koppeen gebeurt niet in het boekhoudprogramma (zou wel kunnen overigens, maar ws niet in Mill7). Ik bedoel daarmee dat je met budgetteren rekening houdt met bestaande kostensoorten en kostenrekeningen, en voor zover het budget meer verdieping in kosten kodig heeft, dat je de boekhoudsoftware daarop inricht. Zo wordt het uitwerken van de budgetten in vergelijk met de werkelijke kosten gemakkelijker en inzichtelijker.
Vraag 2. Ja, je kan er iedere rubriek voor nemen die je wilt. Normaliter is de 4 rubriek organisatiekosten, maar dat kun je inrichten zoals je wilt. Ik zou de activiteitskosten in ieder geval een eigen rubriek geven.
Vraag 3. Ik zou de budgetten niet gaan journaliseren, maar deze extracomptabel bijhouden.
Vraag 4. Op zich is de boeking juist vwb de inkomsten. 'Donaties algemeen' zou ik nemen voor incidentele donaties, anders per 'terugkerende' donateur aparte rekening.
De uitgaven zou ik direct in de activiteitskosten boeken, dus niet via budgetten. De uitsplitsing per gezin zou ik ook extracomptabel doen (in excel bijvoorbeeld). Periodiek sluit je de totalen aan in de uisplitsing met de boekhouding.
Groeten, Tijn
Vraag 1. Nee dat koppeen gebeurt niet in het boekhoudprogramma (zou wel kunnen overigens, maar ws niet in Mill7). Ik bedoel daarmee dat je met budgetteren rekening houdt met bestaande kostensoorten en kostenrekeningen, en voor zover het budget meer verdieping in kosten kodig heeft, dat je de boekhoudsoftware daarop inricht. Zo wordt het uitwerken van de budgetten in vergelijk met de werkelijke kosten gemakkelijker en inzichtelijker.
Vraag 2. Ja, je kan er iedere rubriek voor nemen die je wilt. Normaliter is de 4 rubriek organisatiekosten, maar dat kun je inrichten zoals je wilt. Ik zou de activiteitskosten in ieder geval een eigen rubriek geven.
Vraag 3. Ik zou de budgetten niet gaan journaliseren, maar deze extracomptabel bijhouden.
Vraag 4. Op zich is de boeking juist vwb de inkomsten. 'Donaties algemeen' zou ik nemen voor incidentele donaties, anders per 'terugkerende' donateur aparte rekening.
De uitgaven zou ik direct in de activiteitskosten boeken, dus niet via budgetten. De uitsplitsing per gezin zou ik ook extracomptabel doen (in excel bijvoorbeeld). Periodiek sluit je de totalen aan in de uisplitsing met de boekhouding.
Groeten, Tijn
Admin Solutions Oplossingen voor administratie en management
