Beste,

Enkele vragen over het boeken van journaalposten:

Q1
Bij een te betalen order die over 2 jaren jaren loopt en waarvan de termijnbetaling over 4 termijn betalingen (juni en dec) gaat, hoe boek ik:
- het tekenen van het contract (stel totale order is 100 euro, dit bedrag moet ik over twee jaar betalen)
- de termijnbetaling van 25 euro

Q2
Iets soortgelijk. Stelt de fiscus eisen om bijvoorbeeld een jaarcontract KPN als nog te betalen bedragen vast te leggen (via inkoopboek) en per termijn de crediteur KPN te verminderen of mogen deze kosten direct via het bankboek worden geboekt.

Q3
Wat is de grens om het inkoopboek te gebruiken danwel rechtstreeks vanuit het bankboek uitgaven te boeken?

Ha Starter01,

Ik neem aan dat je onderstaande vragen voor de stichting vraagt? (zie eerdere topic van starter01).

Q1:
Bedoel je hier een inkoopcontract? Wat voor kosten betreft het, en wat zou het doel zijn om bij contract volledige kosten te boeken? Kan op zich wel, let alleen op hoe dit in de subsidieregelementen omschreven staat.

Q2:
In basis dien je een bestendige gedragslijn te volgen. Je kan bij contract boeken en de inkopen afboeken (administraief omslachtig). Mijn voorkeur heeft boeken via inkoop, eenvoudigste en meest heldere boekingsgang (meteen link naar documenten en betaling via subadministratie).

Q3:
Daar is geen grens voor. Het is wel aan te bevelen om dit wel concequent te doen. In het geval van subsidieverantwoording heb ik de voorkeur om zoveel mogelijk via subadministraties (dus debiteuren / crediteuren) te werken.

Success!
Tijn

Tijn,

Bedankt voor de info. stichtingen volgen BW2titel9.

Feitelijk zeg je dus, beperk de omslachtigheid en volg een bestendige gedrachtslijn. Kortom:

- bij een inkoop op rekening, pas na ontvangst van de factuur:
kst x
aan crediteuren

- en bij de daadwerkelijk bankbetaling
crediteuren
aan bank


Dan blijf ik zitten met de vraag of je bij het aangaan van de juridische verplichting (contract ondertekening) ook nog moet journaliseren en hoe het nog te betalen bedrag bij jaarafsluiting op de balans bij een meerjarige contract dan moet worden verantwoord?

Ha Starter,

Inderdaad, dat is normaliter de meest efficiente boekingsgang, en een bestendige gedragslijn is belangrijk.

In jou geval kan ik op basis deze informatie niet beoordelen wat 'de' manier is. Dat hangt onder andere af van de regelementen van de subsidieverstrekker, en die zijn me niet bekend. Onder andere afhankelijk hiervan, en bedrijfsvoering in de stichting neem je de beslissing hoe je deze kwesties moet benaderen en administreren.

Je kan globaal kiezen uit twee opties. Of je boekt het contract volledig in, en bij periodeafsluiting boek je een gedeelte van de kosten terug voor zover deze geen betrekking hebben op de rapportageperiode.

Of je boekt in op basis van inkoop, en neemt aan het einde van de rapportageperiode een voorzieing op voor de kosten die wel binnen deze periode vallen maar nog niet gefactureerd zijn.

Misschien kun je iets meer informatie geven over bovenstaande vraagpunten?

Groeten, Tijn

Tijn,

Goed dat er er forum is waar vragen over de "de techniek van journaliseren" wordt besproken.

De op rekening aangekochte artikelen van leveranciers via het inkoopboek geven op juiste wijze de stand openstaande rekeningen (korte termijn verplichtingen) op de balans.

Waar ik tegen aan loop, is dat bij meerjarige inkoopcontracten (contract jaar x afgeloten, betaling in jaar x+1 en jaar x+2) de stand nog te ontvangen facturen (lange termijnverplichtingen) ook moet worden weergegeven. Kortom niet de stand "ontvangen facturen en (op korte termijn) nog te betalen" maar de stand nog te ontvangen facturen. Immers daar zit vanuit liquiditeitsoogpunt ook een risico.

Ik vind het omslachtig om voor alle inkopen, zoiets te boeken als:

kosten x / inkopen
aan nog te ontvangen facturen

en
nog te ontvangen facturen
te vorderen OB
aan crediteuren

om vervolgens bij een betaling te boeken:
crediteuren
aan bank

Dit zou betekenen dat bij elke aankoop 3x boeken:
- 1 memoriaal
- 2 inkoopboek
- 3 bankboek


Ik weet dus niet of er een aanpak is die - de fiscus accepteert - en toch uitgaat van het traditionele inkoopboek (factuur ontvangstregistratie) en bankboek (betaling van factuur).

Of ontkom ik er niet aan dat ik voor lange termijn inkoopcontracten toch 3 x moet boeken en zal de fiscus dan niet roepen: een bestendige gedragslijn betekent dat voor ALLE inkopen zal je dezelfde boekingssystematiek (3x boeken) moeten volgen?

Starter01,

Je haalt hier twee zaken een beetje door elkaar. Enerzijds de ontvangen facturen die uiteraard in de administratie dienen te worden verwerkt en anderzijds de verplichting (met de altijd daarbij behorende rechten) op basis van een langjarig contract, waarvan de facturen een uitvloeisel zijn.

Indien er aanleiding voor is die langjarige verplichting (met de rechten) op te nemen in de administratie is er sprake van een obligoboeking. Stel dat de verplichting betrekking heeft op het het gedurende een aantal jaren verplichte minimale afname van handelsgoederen dan kan op het moment van het tekenen van het contract zoiets geboekt worden als

Te ontvangen handelsgoederen
Aan Nog te ontvangen facturen

Op het moment van het ontvangen van de factuur wordt dan niet alleen de factuur op normale wijze geboekt met

Handelsgoederen
Aan Crediteuren

maar wordt tevens een gedeelte van de obligo teruggeboekt met

Nog te ontvangen facturen
Aan Te ontvangen handelsgoederen

voor hetzelfde bedrag als dat van de factuur.

John

Ha Starter01,

Wat je dan het beste kan doen is lopende het jaar gewoon via inkoop werken. Aan het einde van een rapportageperiode boek je de volledige contractuele verplichting in tegen nog te ontvangen facturen, verminderd met de reeds geboekte facturen via inkoopboek. Op de 1e dag van de nieuwe rapportageperiode boek je dit weer terug. Dat lijkt me de meest efficiente oplossing.

Kun je hier mee uit de voeten?

Groeten, Tijn