Mijn vrouw en ik zijn beiden zzp'er, wij hebben samen een kleine VOF en besteden onze boekhouding uit bij een administratiekantoor. Nu is er het volgende gebeurd. Tot eind vorig jaar verstuurden wij onze facturen vanuit Twinfield, omdat onze boekhouder hiermee werkte. Enkele weken geleden is hij overgeschakeld van Twinfield op Exactonline. In Exactonline staan al onze oude verkoopfacturen wel opgelijst, en ik kan ze opgelijst downloaden als excel-file, maar de pdf's van alle facturen zijn bij de verhuis van Twinfield naar Exactonline verloren gegaan. Ik vind dat onhandig, omdat ik bij tijd en wijlen zo'n oude factuur zou willen downloaden. Soms vraagt een klant ernaar, of zijn er andere redenen dat zo'n oude pdf nodig is. Mijn vrouw heeft er bijvoorbeeld een aantal nodig voor haar pensioendossier.
Op dit moment kunnen wij dus niet meer aan die oude pdf's. Ik heb onze boekhouder laten weten dat we dit onhandig en vreemd vinden, maar hij schijnt de ernst van de zaak niet te zien. Hij bezorgt ons de grootboekrekeningen en beweert dat dat voldoende is. Maar ik vraag me toch af of hij niet gewoon verplicht is om dit archief bij te houden en raadpleegbaar te maken. Ik heb hem gevraagd of hij ons de oude facturen wil bezorgen. Daarvoor moet hij naar eigen zeggen contact opnemen met Twinfield en dat gaat geld kosten. Ik ben van mening dat wij niet voor die kosten moeten opdraaien.
Hoe zit dit precies? Hebben jullie advies voor ons? Veel dank alvast!

Wauw, wat een bijzondere reactie van je administratiekantoor. 

Meestal is het andersom en is het de boekhouder die de ondernemer moet opvoeden. Want een grootboek is voldoende voor de aangifte zelf, maar bij een controle moet je de boekhouding kunnen bewijzen. De Belastingdienst zegt niet letterlijk dat dit moet met facturen, want soms heb je geen factuur (bijvoorbeeld bij tanken van brandstof) maar de facturen zijn wel de meest logische oplossing als bewijsmateriaal. Ik snap heel goed dat je die gewoon wilt houden. Ik weet zeker dat als je de BelastingTelefoon belt die dit ook bevestigt. 

Los van de kosten zou ik ook nog eens goed gaan nadenken of je bij een bureau wilt blijven dat zo omgaat met jouw administratie en voorkeuren, maar dat is mijn persoonlijke mening.