Discussieplatform voor administratieve cases en vraagbaak voor starters

 
Opaslof
Berichten: 4
Lid geworden op: 24 september

Misgelopen Factuurherziening herstellen?

24 september

Hallo, mijn eerste bericht als nieuwe gebruiker. Ik heb een vraag over het volgende:
Voor een startende (!) eenmanszaak hebben we aan een klant een Btw-vrije factuur 201801 uitgestuurd, zeg voor €100,00. Deze factuur is netjes betaald door de klant.
Later bleken we voor dit werk toch Btw te moeten rekenen. Met de klant afgesproken dat ze 10% korting krijgen maar wel 21% Btw gaan betalen. Klant accoord, nu de administratie:

We hebben de factuur nummer 201801 gecrediteerd middels creditfactuur nummer 201802, ten bedrage van -€100,00 en de vermelding dat het om een creditering gaat van factuur 201801. Onder aan de creditfactuur hebben we gezet dat het negatieve bedrag verrekend zal worden met de nieuwe factuur 201803.
Daarnaast een nieuwe factuur 201803 aangemaakt met de nieuwe bedragen: (€100,00 - 10%) * 1,21 = €108,90 incl. Btw. Omdat de klant echter al 100 euro had betaald van factuur 201801, heb ik 1 extra post toegevoegd: “af: verrekening met factuur 201802 (uw tegoed): -€100,00” zo kwam op de nieuwe factuur 201803 onder de streep netjes het restantbedrag te staan, namelijk €8,90, te betalen door de klant.
We hebben facturen 201802 en ook 201803 naar de klant gestuurd met het verzoek om 8,90 te betalen.

Maar nu zie ik in onze eigen administratie dat de omzet niet meer klopt. Die zou €90,00 moeten zijn maar staat nu op -€10,00 ex Btw.
ik snap nu ook waarom: we hadden die verrekening op factuur 201803 niet zelf moeten doen, maar bij de klant moeten laten. Want nu wordt er in 2 facturen de -€100,00 verrekend.

Vraag is nu: hoe lossen we dit in de administratie op? Ik wil de klant niet lastig vallen met NOG een correctie. Hij weet precies wat ie nog verschuldigd is en gaat dat overmaken.
Maar de oplossingen die ik kon bedenken lijken allemaal een beetje raar:
1. Creditnota 201802 zelf weer crediteren, of
2. Creditnota maken op de -€100,00 van factuur 201803, of
3. Laten zoals het nu is. De begeleidende teksten bij de facturen geven duidelijk genoeg aan wat de bedoeling is van deze actie. Echter, dan klopt het overzicht in mijn facturatieprogramma weer niet, of
4. Factuur 201802 verwijderen uit de administratie, maar dan heb ik een gat in de nummering.

Het is allemaal wel te verklaren en uit te leggen, de bedoeling is duidelijk. Maar ik zou graag de boel toch op orde willen hebben.

Kortom: hoe zou u dit oplossen? Is er een juiste manier om dit recht te trekken?

Heel erg bedankt voor het meedenken!
Hartelijke groet, Niels
 
admin
Site Admin
Berichten: 73
Lid geworden op: 7 oktober
Locatie: UTRECHT
Contacteer:

Re: Misgelopen Factuurherziening herstellen?

28 september

Je hebt het jezelf inderdaad zo vrij lastig gemaakt. Ik zou in het factuurprogramma de nieuwe (2018003) factuur gewoon boeken zoals het hoort (en ook gebeurt!)

Dan denk ik dat de belastingdienst bij een controle ziet dat je bij aangiftes doorgeeft wat er werkelijk heeft plaatsgevonden. Dat de tekst een beetje gek is op de factuur, kun je dan wel uitleggen. Eventueel even een notitie schrijven op de factuur? 
 
Opaslof
Berichten: 4
Lid geworden op: 24 september

Re: Misgelopen Factuurherziening herstellen?

28 september

Je hebt het jezelf inderdaad zo vrij lastig gemaakt. Ik zou in het factuurprogramma de nieuwe (2018003) factuur gewoon boeken zoals het hoort (en ook gebeurt!)
Hoi Admin, Bedankt voor je reaktie.
Alle begin is moeilijk :?. Maar goed, ik wil de situatie nu wel fixen dit kwartaal. Dan doen we de facturen vanaf nu voortaan gewoon goed :P

Maar factuur 201803 is al uitgegeven aan de klant. Moet ik die dan in mijn eigen systeem (factuursturen.nl) toch wijzigen? (Mag dat? Kan dat?)
Of een factuur 201804 maken die de boel weer rechttrekt?
 
admin
Site Admin
Berichten: 73
Lid geworden op: 7 oktober
Locatie: UTRECHT
Contacteer:

Re: Misgelopen Factuurherziening herstellen?

12 oktober

Ik zou de factuur niet wijzigen, alleen boeken zoals het hoort. Eventueel door middel van een notitie zorgen dat bij een eventuele controle duidelijk is waarom de factuur niet direct helder weergeeft wat er is gebeurd.
 
Opaslof
Berichten: 4
Lid geworden op: 24 september

Re: Misgelopen Factuurherziening herstellen?

15 oktober

Ik heb uiteindelijk gekozen voor een creditering van de -100 euro post op de laatste factuur. Deze nieuwe creditfactuur heb ik niet naar de klant gestuurd, maar alleen voor eigen administratie gehouden (zodat ik de boel goed kan uitleggen). Nu heb ik de administratie weer op orde en rapporteert 'factuursturen.nl' ook de juiste omzetcijfer ;-)
Hopelijk gaat alles vanaf nu gewoon in 1x goed.

Bedankt voor de antwoorden,
Groetjes,
Niels