Discussieplatform voor administratieve cases en vraagbaak voor starters

 
karsten
Berichten: 1
Lid geworden op: 16 maart
Locatie: Eindhoven
Contacteer:

5 valkuilen en de oplossingen voor een administratiekantoor

16 maart

Heb jij een administratiekantoor?
Er zijn een paar valkuilen waarvoor ik je wil behoeden.

Valkuil 1: Personeel

Je hebt personeel nodig, of hebt wellicht al personeel. Deze personeelsleden hebben leiding nodig. Daarnaast moeten zij ook op een regelmatige basis getraind worden, om hen zo op de hoogte te stellen van de laatste ontwikkelingen.
--> Zet procedures op om personeel te managen
Wanneer je personeel nodig hebt, zorg dan voor de juiste procedures voor de regelmatige personeelstrainingen. Getraind personeel is meer waard en werkt efficiënter.
Leiding geven Werknemers die regelmatig de mogelijkheid krijgen om hun vaardigheden op peil te houden en weten wat er voor hun gepland staat, zijn gelukkiger en zullen minder snel vertrekken.
Verspil je tijd niet met het doorspitten van honderden CV’s. Gebruik deze tijd om inkomen te genereren, en besteed uw personeelbehoeften uit aan de experts.

Valkuil 2: de IT
Tegenwoordig is ieder bedrijf afhankelijk van een IT systeem, maar er zijn er weinig die er zo sterk afhankelijk van zijn, als een administratiekantoor.
Veel nieuwe of kleine boekhoudkantoren, maken echter de fout om deze dingen zelf op te willen lossen in het belang van geldbesparing.
--> Blijf bij je centrale business

Je verdient je inkomen in het voorzien van boekhoudkundige service, niet als een IT expert. Verspil geen tijd aan IT problemen – maar besteed deze uit en besteed je eigen kostbare tijd aan het genereren van inkomen. Alle eventuele besparingen door je tijd te verspillen aan het oplossen van alle IT problemen, zullen waarschijnlijk meer kosten dan wanneer je deze IT problemen uitbesteedt.
Outsourcen

Valkuil 3: Cash flow
Je bent goed in het beheren van de cash flow van je cliënten, en adviseert hen dit op de beste methoden te doen. Maar je weet wat ze zeggen; een loodgieter heeft over het algemeen de meeste lekkages in zijn eigen huis. Veel nieuwe, of kleinere boekhoudkantoren vallen in dezelfde val. Ze zijn zo bezig met het zorgen voor hun eigen klanten, dat ze hun eigen cash flow beheer verwaarlozen.
--> Neem de tijd om je eigen cash flow goed te beheren
Zorg ervoor dat cliënten tijdig worden gefactureerd en dat de betalingen worden geëind op de juiste datum.
Je hebt service verleend voor juist dat inkomen, dus zorg dat je ervoor betaald krijgt! Wees niet bang om betalingen te eisen van delinquente cliënten, of om diensten te weigeren indien de betaling niet ontvangen is. Cliënten hebben meer respect voor boekhouders, die de eigen adviezen ook zelf in praktijk brengen.

Valkuil 4: Document beheer
Archief Ieder administratiekantoor heeft te maken met veel documenten. Al zijn ze van je zelf of van je klanten. De documenten moeten worden verwerkt, beheerd en opgeslagen. Het beheren van deze documenten is van cruciaal belang – ze moeten makkelijk gevonden kunnen worden, indien nodig en het veilig bewaren van deze documenten is het meest belangrijke.
De kosten voor oplag wordt vaak gezien als een probleem. De kosten voor het huren van een kantoor zijn hoog en de ruimte moet effectief gebruikt worden.
Het betalen van een hoge huur prijs voor de opslag van documenten is iets waar veel administratiekantoren problemen mee hebben.
--> Ontwerp en implementeer een efficiënt archiefsysteem
Een syteem zal je meer efficiënt maken en zal je op de lange duur tijd en geld besparen. Bekijk de mogelijkheden van een digitaal document management systeem, wanneer het volume van de documenten te groot is.
In plaats van je kostbare kantoorruimte te vullen met dozen en archiefkasten vol met oude documenten, overweeg het gebruik van een document opslagbedrijf.

Valkuil 5: Up-to-date blijven
De regelmatige veranderingen in de financiele wereld, zoals de de fiscale wetgeving, de overheidsregelgeving met betrekking tot personeelsloon, personeels voordelen, rapportage-eisen, etc. zorgen voor veel administratiekantoren voor problemen om hiervan op de hoogte te blijven.
--> Maak tijd vrij voor zelfstudie
Zorg ervoor dat je je aboneert op de relevante boekhoudkundige publicaties, en deel je tijd zo in dat je deze daadwerkelijk leest. En maak tijd vrij om relevante seminars bij te wonen om ervoor te zorgen dat je kennis actueel blijft.

Dit waren een aantal alledaagse problemen waar een administratiekantoor mee te maken kan hebben.

Wat is het grootste probleem dat jij tegen komt?