Discussieplatform voor administratieve cases en vraagbaak voor starters

 
Tom
Berichten: 6
Lid geworden op: 3 augustus

kwitanties

3 augustus

Ik heb voor een vorig boekjaar over verschillende maanden kilometervergoedingen opgevoerd in mijn administratie, maar voor de daadwerkelijke uitbetaling nooit een kwitantie gevraagd. Wel heb ik aan het eind van dit boekjaar een A4-tje laten ondertekenen waarop vermeld het totaalbedrag over al die uitbetalingen vermeld stond (+ alle andere relevante informatie). Dit hebben de betreffende mensen wel ondertekend. Is dit wettelijk en administratief toegestaan? Ik dien dit namelijk nu te verantwoorden t.o.v. een andere vereniging...
 
ecofin
Xpert
Berichten: 132
Lid geworden op: 9 januari
Contacteer:

3 augustus

Tom,

De "formulieren" getekend door de ontvangers van de vergoedingen dekken de in de administratie geboekte uitgaven. Dit is een prima verantwoording.

Het enige bezwaar dat ik zie is dat iemand naderhand geen "zin" meer zou kunnen hebben alsnog een formulier voor de betaalde kosten te ondertekenen. Dit pleit er dus voor zodra er een uitgave wordt gedaan (ik neem aan dat dit per kas gebeurd is vanwege de kwitantie) het formulier te laten ondertekenen. Een afzonderlijke kwitantie is niet persé noodzakelijk; ook het getekende formulier kan als verantwoording van de kasuitgave worden beschouwd.

John
http://www.hofinza.nl
Voor al uw administratieve ondersteuning
 
Tom
Berichten: 6
Lid geworden op: 3 augustus

3 augustus

John,

Is er een website waar ik alle administratieve regeltjes kan opzoeken?
 
ecofin
Xpert
Berichten: 132
Lid geworden op: 9 januari
Contacteer:

3 augustus

Daarin zal ik je moeten teleurstellen Tom. Dat zou ook een ondoenlijke zaak zijn. Want met elke andere soort onderneming zijn de regeltjes weer anders.

Waar jouw probleem op neerkomt is dat je er voor zorgt dat er voldoende bewijsstukken zijn op grond waarvan kan worden geconcludeerd dat de vergoedingen terecht zijn uitbetaald en in handen zijn gekomen van de juiste personen.

Met de wijze waarop je het hebt geregeld, eventueel aangevuld met mijn opmerkingen, is alles prima voor elkaar.

John
http://www.hofinza.nl
Voor al uw administratieve ondersteuning
 
Tom
Berichten: 6
Lid geworden op: 3 augustus

4 augustus

Bedankt John,

Ik heb toch nog een vraag:

Iemand van onze vereniging heeft de administratie bijgehouden en bij sommige kosten alleen de tekst "Onkostenvergoeding" + de betreffende voornaam erbij gezet. De boekhouder (van een 3e partij) claimt nu dat dit niet duidelijk is en dat wij verplicht waren om hier ook een achternaam (of iets anders wat duidelijker is) neer te zetten.

Wij hebben aan het eind van het boekjaar het totaalbedrag laten ondertekenen door die persoon op een A4 waar wel zijn volledige naam en alle relevante info op staat.

Is dit een terechte claim van de boekhouder? En zo ja, wat kunnen wij hier nog aan doen?
 
Tom
Berichten: 6
Lid geworden op: 3 augustus

4 augustus

Is het ook toegestaan om 2 jaar na dato nog kwitanties te laten ondertekenen door personen die destijds bedragen hebben ontvangen? Of is dit een vorm van creatief boekhouden? :lol:

De boekhouder claimt trouwens ook dat de betalingsdatum niet overeenkomt met de boeking, zodat er meermaals een negatieve kassituatie ontstaat. Maar als aan het eind van het boekjaar toch alles klopt is het toch ok? Moet er iedere week een positief kassaldo zijn dan (of 0)??
 
Tom
Berichten: 6
Lid geworden op: 3 augustus

4 augustus

John,

Misschien kun je mij wel adviseren: we zijn op zoek naar een gratis downloadbaar softwarepakket waar we voor een vereniging de zaken in kunnen bijhouden. Wat adviseer je ons?
 
ecofin
Xpert
Berichten: 132
Lid geworden op: 9 januari
Contacteer:

4 augustus

Tom,

Dat zijn wel een hoop vragen tegelijk, lol.
Als je een uitgave doet middels de kas dan dien je daarbij de juiste datum vast te leggen en de uitgave te staven met een bewijs waarvoor die uitgave is gedaan waarbij natuurlijk volledige gegevens moeten worden gebruikt (dan is dus een voornaam alleen echt niet voldoende).

Dat is ws. wat de boekhouder heeft bedoeld. Als je dan achteraf iemand voor een geheel jaar tegelijk voor alle ingeleverde kostendeklaraties laat tekenen is natuurlijk niet geheel correct, alhoewel daarmee al die uitgaven wel zijn "gedekt".

Gedane zaken nemen geen keer, dus het heeft geen zin dergelijke zaken nu nog te proberen verder op te lossen.

Wat betreft het antwoord op de laatste vraag:

ik werk zelf met een tweetal programma's:

SpeedBalance
Mill7 Basis

Voor meer info verwijs ik je naar mijn site.

John
http://www.hofinza.nl
Voor al uw administratieve ondersteuning
 
Tom
Berichten: 6
Lid geworden op: 3 augustus

5 augustus

Bedankt John,

Kun je nog even antwoorden op deze vraag, die ik ook al had gesteld?:

De boekhouder claimt trouwens ook dat de betalingsdatum niet overeenkomt met de boeking, zodat er meermaals een negatieve kassituatie ontstaat. Maar als aan het eind van het boekjaar toch alles klopt is het toch ok? Moet er iedere week een positief kassaldo zijn dan (of 0)??
 
ecofin
Xpert
Berichten: 132
Lid geworden op: 9 januari
Contacteer:

5 augustus

Ja, Tom,

het kan natuurlijk nooit zo zijn dat er op een bepaalde datum meer wordt uitgegeven dan er in kas zit; m.a.w. een negatief kassaldo is onmogelijk. Of dat in het verleden ook zo os geweest kan je alleen maar constateren door elke dag een saldo te trekken.

Wat de boekhouder w.s. bedoelt te zeggen is dat er met de verantwoording van de uitgaven een beetje slordig is om gesprongen in die zin dat als de boekdata niet gelijk zijn aan de betaaldata het wel zo kan zijn dat aan het einde van een jaar het kassaldo positief is, maar dat in de tussenliggende periode niet zo hoeft te zijn.

Kort en goed; ik zei al gedane zaken nemen geen keer. Dus voortaan de juiste datum opnemen die overeenkomt met de werkelijke betaaldatum en een bon laten tekenen voor ontvangst. op de bon behoort dan dezelfde datum te staan en genoteerd te zijn waarvoor de uitgave is gedaan.

John
http://www.hofinza.nl
Voor al uw administratieve ondersteuning
 
actief
Berichten: 2
Lid geworden op: 8 januari

Hofinza en Speedbalance

8 januari

knip: 1 x is genoeg