Discussieplatform voor administratieve cases en vraagbaak voor starters

 
Tijn
Moderator
Berichten: 245
Lid geworden op: 12 november
Locatie: Hilversum
Contacteer:

Administratie tips

27 december

Algemene tips Administratie

In deze korte handleiding proberen we je een aantal tips te geven die je moeten helpen zelf, en op een verantwoorde manier je administratie en belastingzaken af te handelen.

Waar gaat het nu om bij administratie? Ten eerste het verkrijgen van inzicht in jouw financiele bedrijfshuishouding teneinde financiele onderbouwing voor beleidsbeslissingen te hebben, en om niet voor (onaangename) verassingen komen te staan. Daarnaast heb je als ondernemer ook een wettelijke verplichting om inzicht te hebben in jouw financiele feiten als een onderbouwing van o.a. de belastingaangiftes die je indient. Naast de wettelijke verplichting slaap je een stuk fijner als je weet dat jouw administratie belastingcontrole-proof is.

Het belangrijkste is natuurlijk dat je alle documenten met zakelijke relevantie op een overzichtelijke manier bewaart, en geen stukken kwijt raakt. Deze documenten zijn de onderbouwing van jouw cijfers. Denk hierbij aan in- en verkoopfacturen, bonnetjes, bankafschriften, kwitanties, leveringsbewijzen en dergelijken.

Vervolgens zou het fijn zijn als deze stukken/documenten zo opgeslagen te worden, dat ze gemakkelijk gekoppeld kunnen worden aan (jaar)cijfers. Bijvoorbeeld een specificatie van kostenpost bevat een grootboekrekening met boekstuknummers. De (oplopende) boekstuknummers zijn de referentie naar je documenten. Een soort ‘key’ dus. Noteer deze nummers/referenties op de documenten!

Zorg er vervolgens voor dat ten alle tijde het zakelijk karakter duidelijk valt op te maken uit de documentatie. Op facturen is dat meestal wel duidelijk, op bonnen, declaraties, bankafschriften of kwitaties e.d. is dat niet altijd duidelijk. Noteer dat in dat geval ter verduidelijking het zakelijke karakter op de documenten. Houd hierbij in gedachte dat dit zakelijke karakter ook voor een derde (belastinginspecteur bijvoorbeeld) duidelijk op te maken is.

Houd een zakelijke agenda bij. Dit kan onderdeel van onderzoek vormen om zaken aannemelijk te kunnen maken (zoals o.a. urencriterium, kilometerverantwoording), en zorg ervoor dat deze presenteerbaar is.

Je kunt een administratie grofweg op twee manieren bijghouden. Op een ‘gesloten’ manier (met administratiesoftware) of op een ‘open’ manier: alleen registratie van omzet en kosten.

Als je op een ‘open’ manier je administratie voert, en dus eigenlijk alleen je omzet en kosten registreert. Je maakt hiermee meteen de aanname dat het resultaat volledig uitgekeerd wordt aan prive.

Zorg er voor dat je een overzichtelijk excel sheet gebruikt. Nummer alle documenten die is opneemt, en zet dat nummer ook op de documenten zelf. Controleer of de formules kloppen, en de tellingen juist zijn. Print definitieve specificaties uit en bewaar ze bij de aangiftes.

Gebruik je een administratiesoftware? We gaan er van uit dat je de basis beginselen van administratie en administratiesoftwaregebruik wel kunt vinden. Bij de administratiesoftware zit meestal een algemene handleiding administratie en grootboek. Er zijn diverse snelle cursussen die de ondernemer een basis geeft om zelf de administratie te kunnen voeren. Denk aan Basiskennis Boekhouden (BKB). Voor vragen kun je natuurlijk altijd terecht op administratieforum.nl.

Enkele begrippen lichten we hier toe:

Balans:

Overzicht van bezittingen en schulden alsmede het kapitaal (/vermogen) van de onderneming. De balans is een momentopname op een bepaald moment (bijv per 31-12-200#). De balans is in die zin statisch te noemen omdat de saldi per einde periode als beginsaldo in de daaropvolgende nieuwe periode opgenomen worden. De balans heeft een debet- (links) en creditzijde (rechts). Het verschil tussen de twee totalen is ten alle tijde 0 (nul komma nul - nihil).


Debetzijde balans
Aan de debetzijde op de balans staan de bezittingen van de onderneming. Denk hierbij aan:

- inventaris
- investeringen
- liquide middelen (kasgeld/bank)
- debiteuren
- leningen aan derden (vordering)
- voorraden

Creditzijde balans
De creditzijde is voor schulden, en het Kapitaal (/vermogen) van de onderneming.
- crediteuren
- BTW
- leningen van derden (schuld)
en:
- Kapitaal (/Vermogen)
Het Kapitaal is een aparte post op de balans.Kapitaal is als volgt opgebouwd:
+/+ Beginkapitaal (prive begin-inbreng)
+/+ resultaat lopend jaar (is saldo V&W!)
-/- prive opnamen lopend jaar
+/+ prive stortingen lopend jaar
=/= Eindsaldo Kapitaal en beginkapitaal volgend boekjaar

V(erlies)&W(inst) Rekening (aka Resultatenrekening)

De verlies en winstrekening is de opstelling van opbrengsten, kosten en resultaat van de onderneming over een bepaalde periode. De V&W is dynamisch te noemen omdat de saldi van de rekeningen per einde periode (boekjaar) overgeboekt worden naar de resultatenrekening, en dat de rekeningen in de daaropvolgende periode weer op 0 (nul) beginnen.

Aan de Debetkant V&W (links) vinden we de kosten,

Aan de Creditkant V&W (rechts) staan de opbrengsten.

Het resultaat staat of debet of credit, als saldo van de opbrengsten minus de kosten. Zodoende is ook de V&W ten alle tijde in balans.

Een ieder is zeer welkom zijn of haar aanvullingen hieronder toe te voegen.

Tijn
Admin Solutions Oplossingen voor administratie en management
 
Jeroen
Xpert
Berichten: 21
Lid geworden op: 15 december
Locatie: Breda

Administratie tips

27 december

Zoals Tijn al aangaf, gaat het bij administratie over het inzicht krijgen in jouw financiele bedrijfshuishouding. Indien men gebruik maakt van administratiesoftware is er een hoop informatie te halen uit je administratie. Als je de administratie vooraf goed hebt opgezet kun je er achteraf veel informatie uithalen.

Mijn tip is dan ook om je rekeningenschema zodanig in te richten dat hetgeen wat jij wil weten achteraf, er zo uit te halen is. Om het overzichtelijk te houden kun je werken met verdichtingscodes in je balans en V&W rekening. Hieronder een voorbeeld:

Kosten huisvesting:
- Huur
- Energie
- Verzekering

Op je V&W rekening staat bijvoorbeeld alleen de kosten huisvesting, maar als deze opeens hoger uitvalt als verwacht (of lager) kun je doordat er nog wat rekeningen onderhangen zien welke kosten de stijging of daling veroorzaakt hebben.

In dit voorbeeld heeft de indeling invloed op de boeking van documenten. Er wordt immers meer onderscheid gemaakt in kosten. Maar het scheelt een hoop geworstel met Excel of papier om bepaalde kosten uit te zoeken.

Samengevat is mijn tip dus:

"Voordat je een rekeningschema inricht moet je al weten wat je eruit wil hebben"


Jeroen