Discussieplatform voor administratieve cases en vraagbaak voor starters

 
S.Boesjes
Berichten: 3
Lid geworden op: 26 maart

Archief financiële afdeling

26 maart

Kan iemand mij enigszins een richtlijn geven hoeveel strekkende meter archief normaal is om aan te houden voor een financiële afdeling. Liefst strekende meters per persoon en uitgaande van geen digitale archivering.

Alvast hartelijk dank voor input!
 
Tijn
Moderator
Berichten: 245
Lid geworden op: 12 november
Locatie: Hilversum
Contacteer:

archief

26 maart

Beste S.Boesjes,

Een richtlijn is lastig te geven, dat is zeer afhankelijk per branche en grootte van de onderneming. Kun je misschien iets specifieker aangeven in wat voor omgeving je werkzaam bent?

Groet, Tijn
Admin Solutions Oplossingen voor administratie en management
 
S.Boesjes
Berichten: 3
Lid geworden op: 26 maart

archief financiele afdeling

1 april

Meer informatie kan ik natuurlijk verschaffen Tijn. Het gaat om een afdeling van ca. 25 mensen, waar boekhouders, debiteurenbewakers, controllers en week/maandverloners bij elkaar zitten.
Digitalisering van de processen staat op de planning, maar is nu nog zeker geen feit.
Of te wel, momenteel hebben we ca. 70 strekkende meter archief en dit lijkt mij gewoon heel veel.

Weet je zo iets meer?
 
Frans Sijtsma
Lid
Berichten: 2
Lid geworden op: 1 april

2 april

Beste S. Boesjes

Helaas is je vraag onmogelijk te beantwoorden. Ieder bedrijf, iedere medewerker en iedere branche is dermate verschillend dat er geen grote gemene deler uit te halen is voor wat betreft het aantal strekkende meter archief per persoon.

Ik heb in mijn klantenbestand organisaties zitten die uitgaan van 2 m1 per persoon, tot en met 35 meter per persoon. En alles daartussen.
Bijvoorbeeld een deurwaarderskantoor dat per medewerker -tig dossiers per jaar afhandelt, waarbij voor iedere klant een nieuw dossier komt en de vulgraad per dossier maar 25-45% bedraagt zit al snel aan de 7 meter per jaar x 5 jaar

Daarnaast hangt het af van de wettelijke bewaartermijnen waarmee je te maken hebt, de bewaartermijnen die je zelf hanteert en de discipline die je medewerkers hebben om alleen datgene te bewaren dat bewaart moet worden en niet alles in 3-voud "voor de zekerheid"in 3 verschillende dossiers gooien.
Tenslotte heb je nog de opschoningsdiscipline nodig om na de gewenste bewaartermijn ook daadwerkelijk je te vernietigen stukken te vernietigen. Vaak wordt gedacht "we hebben het druk, dus dat komt volgende maand wel"die maand wordt een jaar etc.

Een richtlijn zou kunnen zijn je eigen archief in te duiken en te kijken wat de aanwas het afgelopen jaar is geweest in meters. Ga bij alle soorten archief (pakbonnen, uurstaten etc.) na wat er het afgelopen jaar bijgekomen is en extrapoleer dat naar een geschatte aanwas de komende 3 jaar. Dat gecombineerd met de hoeveelheid archief die je nu hebt geeft je in ieder geval een idee.

Wat is trouwens de achtergrond van je vraag. Want als je 25 man huisvest dan zal 70 meter archief in ieder geval qua ruimte toch niet zo'n probleem (hoeven) zijn?

Frans
 
S.Boesjes
Berichten: 3
Lid geworden op: 26 maart

2 april

Dank voor je reactie Frank! Ik weet voldoende!
Prettige dag verder,
Saskia
 
Frans Sijtsma
Lid
Berichten: 2
Lid geworden op: 1 april

2 april

Graag gedaan, ook jij een prettige prettige dag verder.

Frans
*die nog steeds nieuwsgierig is wat precies de achtergrond van de vrag was*